Se necesita Project manager o gestor de proyectos. ¿Cuántas veces has escuchado o leído una oferta de trabajo de este tipo? A buen seguro que muchas y relacionadas con muy diferentes sectores. Esta figura se ha vuelto fundamental en cualquier empresa por múltiples razones y todas intrínsecas a un perfil gestor ya que es la persona encargada de planificar, organizar, coordinar, liderar, dirigir y llevar a buen término una iniciativa o un proyecto.
Podríamos pensar que una parte relevante de las actividades que acabamos de señalar son susceptibles de automatización. La digitalización ha traído consigo herramientas de software que pueden ayudar a las empresas y a los equipos a planificar, organizar y dirigir cualquier proyecto por complejo que sea. Sin embargo, hay un porcentaje importante del desarrollo de un proyecto a ejecutar que está relacionada con el manejo de determinadas habilidades que, pese a los avances, solo pueden solventar las personas.
Habilidades de un gestor de proyectos
Aun así, un buen gestor de proyectos o una buena gestora de proyectos no son fáciles de encontrar. Más allá de sus ‘hard skills’ o los conocimientos que hubiera adquirido durante sus estudios o en el transcurso de su experiencia laboral, lo más valorado será, sin duda, una serie de destrezas o ‘soft skills’ que determinarán que un proyecto cumpla en los tres puntos del triángulo de proyectos: tiempo, alcance y coste.
Porque, por muy sencillo que parezca un proyecto y el alcanzar unos determinados objetivos, un buen gestor sabe que siempre, siempre, surgen problemas de diferente índole: bajas, problemas en entregas, cambios de última hora… y en ese momento, las habilidades de un buen gestor o Project manager se ponen a prueba.
¿Qué características debe tener un gestor de proyectos eficaz?
- Organización. Es fundamental ser una persona ordenada y organizada. En un proyecto toman parte un buen número de medios y, sobre todo, un equipo de personas a las que es necesario coordinar. Por eso, la capacidad de organización y planificación es la primera de la lista.
- Liderazgo. Alcanzar un objetivo que será la resolución efectiva de un proyecto necesita de una persona con capacidad de mando, que motive a su equipo, que sepa asignar tareas en función de conocimientos y aptitudes, que delegue, pero ostente la responsabilidad, y que sea capaz de generar dinámicas.
- Capacidad de comunicación. Hacerse entender y crear métodos que mantengan a todo el equipo informado.
- Negociación y resolución de conflictos. Un aspecto básico, porque el camino no va a estar exento de dificultades. Es necesario tener mano izquierda y buscar alternativas para alcanzar la consecución del proyecto.
- Capacidad de adaptación. Ser inflexible no es correcto cuando gestionas cualquier proyecto, debes adaptarte a las circunstancias, provengan del cliente, del presupuesto o del tiempo. Porque puede haber cambios imprevistos y, como en la vida, hay que saber adaptarse.
- Dominio de herramientas digitales de gestión de proyectos. Existen metodologías y aplicaciones que hacen más sencillo aquel trabajo que puede ser automatizado. Es una habilidad a tener en cuenta.
Ciertamente son destrezas que pueden resultar innatas, pero que también se pueden entrenar. Si dominas la mayoría, quizás ya estás preparado o preparada para dar un paso más en el camino a convertirte en un gestor de proyectos efectivo.
Fases y tareas inherentes a un gestor de proyectos
Existen herramientas de gestión que sin duda te facilitarán el trabajo en todas sus fases, decidir cuáles son las adecuadas es una de las tareas encomendadas para salvaguardar el buen término de proyecto. Aunque antes de llegar este extremo, el primer paso será analizar la viabilidad del proyecto a llevar a cabo atendiendo a unos objetivos y unos resultados previamente marcados. Es el comienzo de todo antes de dar paso a una planificación pormenorizada. Tiempos, equipo, condiciones, alcance, coste…
La planificación, cuánto más detallada, mejor. Evita sobresaltos y sorpresas porque se han tenido en cuenta como probabilidades desde el principio. Establecer hitos, un cronograma, el reparto de tareas. No se debe escapar nada.
El análisis y la planificación pueden ser las tareas más arduas y más largas, pero como gestor de proyectos lo agradecerás ya que, en el momento de la ejecución, permite ponerlo en marcha de una manera eficaz y un monitoreo efectivo para evitar que no existan desviaciones en ninguno de los objetivos y parámetros marcados. Implica gestión de incidencias, generar informes y seguimiento de los hitos marcados. La última fase, el cierre, trae consigo el término del proyecto, pero también una evaluación y detección de errores que servirán de aprendizaje para el futuro.
Puede que te parezca complejo, pero no lo es tanto y, desde luego, puedes hacerte un hueco en uno de los puestos más ofertados en cualquier sector porque todas las empresas realizan en mayor o menor medida o con mayor o menor complejidad diferentes tipos de proyectos.
¿Cómo convertirte en especialista en gestión de proyectos?
Quizás no hayas cursado un máster, posgrado o seas experto en Project Management, pero existen otras maneras de empezar tu formación: los cursos online gratuitos de especialización. Es una manera eficaz de prepararte para un puesto que, a buen seguro, están buscando en tu empresa o, probablemente, no tardarán en ofertar en un futuro.
El curso online gratuito ‘Gestión de proyectos’ está subvencionado por la Comunidad de Madrid para aquellos trabajadores o trabajadoras que estén en activo, en ERTE o pertenezcan al colectivo autónomo. En 40 horas aprenderás todo lo necesario para poder gestionar un proyecto con garantías dentro de tu sector y de tu empresa.
